Produktivní porada

Jak vést poradu, aby byla produktivní, k něčemu vás dovedla a nebyla to jen ztráta času

Porady jsou v podnicích běžnou věcí, obvykle se ale konají pravidelně a bez nějakého většího záměru. Pokud už totiž někdo poslouchá, debata se většinou svede někam úplně jinam – a je z toho tak jen pokec pro partu kolegů. Přitom právě zde by měly vznikat ty nejlepší nápady, po poradě by mělo být všem jasné, co mají dělat a kolik na to mají času. V praxi tomu ale bohužel tak mnohdy není. Jak vést poradu, aby k něčemu skutečně byla?

Připravte se!

Před samotným svoláním porady je nutné položit si otázku, zda je skutečně nutná, co by se na ní mělo řešit a také kdo by na ní měl být. Účastnit by se jí měli jen lidé, kterých se dané téma týká. Jen tak se na ní nebude zbytečně plýtvat časem. Dnes se mnoho méně podstatných věcí totiž dá sdělit i jinými způsoby, ne vždy je tak nutná osobní účast všech.

Porada by měla mít také svůj jasný cíl – a je dobré řídit se během ní podle promyšleného programu. Za pomoci jednoduchých bodů si sestavte osnovu, podle níž se porada bude odvíjet. Prostor by měl být dán tomu, co je jejím předmětem, a ne ničemu jinému. Od toho přece slouží podnikové maily, různé firemní aplikace a podobně.

Diskuze až na závěr

Během porady by měl být dán ale prostor i volné diskuzi, kdy se všichni budou mít možnost k tématu vyjádřit. Aby se to celé ale nezvrhlo v diskuzi moc brzy, protože pak se velmi těžko zase vrací k dalšímu probírání podstatných bodů, nechte na otázky prostor až na samotný závěr porady. Asi to nejhorší, co se může stát, je, když se najednou začne dvacet lidí překřikovat, každý si chce říct to svoje, a přitom jste jen v polovině.

Možnost připravit se by ale neměl mít jen ten, kdo ji zrovna vede. Chcete, aby se i ostatní lépe připravili a věděli, co se bude probírat? Je určitě lepší, když osnovu s bodyrozešlete dopředu všem kolegům předem. Ti budou mít čas na to, aby se s harmonogramem seznámili, mohou si pak připravit své poznámky či otázky předem. Mnohem lépe se pak také zapojí.

Získávejte informace

Porada by neměla být jen o tom, že se rozdají úkoly a všichni se rozejdou. Měl by zde být prostor i pro námitky, připomínky a nové nápady. Pokud si chcete z porady odnést co nejvíce, pokládejte otázky a zjistěte si co nejvíce nových informací od kolegů. I s těmi totiž pak dále můžete pracovat. Všechno je dobré pečlivě zapisovat. K bodům, které neměly být původně součástí, se pak můžete vrátit.

Máte všechny podklady?

Z porady by měl vždy vzniknout zápis, ale to rozhodně neznamená, že by mělo být zaznamenáno úplně všechno. Zápis by měl být jednoduchý a věcný. I zde se vyplatí předchozí příprava. Pokud si totiž předem všechno pečlivě připravíte, nic vás nezaskočí a nemusíte to následně dohánět v průběhu.

Důležité také je, aby porada začínala v pevně stanovený čas. Jasné by také mělo být, kdo ji vede.