Asistentky jsou ty nejlepší manažerky

Pravou rukou manažera je jeho asistentka. Jak být tou nejlepší?

Každý manažer k sobě potřebuje někoho, kdo se postará o to, aby všechno fungovalo. Dávno jsou pryč doby, kdy asistentka jen vařila kafe, zvedala telefony a vypadala dobře. Dobrá asistentka vrcholového manažera musí dělat spousty věcí.Musí nejen reprezentovat, ale svého šéfa i skvěle doplňovat. Je jeho pravou rukou, a někdy i jeho hlavou. Jak se stát tou nejlepší asistentkou? Dobrá asistentka je totiž tou nejlepší manažerkou.

Dobrá organizace je základem úspěchu

Asistentce manažera na stole leží hromady papírů, na celý den má mnoho úkolů, které musí splnit.V případě nepřítomnosti svého nadřízeného, tedy manažera, pak musí být schopná jej nahradit. Základem zvládnutí všech úkolů, které této pozici náleží, je pak zejména dobrá organizace. Chce to zorganizovat úkoly a čas tak, aby před koncem pracovní doby bylo všechno hotovo. A jak to udělat?

Přehled

Asistentka by měla mít všechny své úkoly správně seřazené, a to podle důležitosti a také podle toho, do kdy mají být splněny. Je potřeba mít přehled, jen tak se nemůže stát, že na něco zapomenete. Všechny poznámky by tak měly být na jednom místě, není vhodné používat několik různých zápisníků, tvořit si poznámky na papírky, něco zapsat do počítače a něco do diáře.

Naopak je dobré utvořit si jedno místo, a tam si všechno zaznamenávat. Je to přehlednější. Dnes je asi nejlepší vykašlat se na zapisování na papír úplně, k dispozici totiž máme všichni mobil, ten se nikdy nikde nezapomene, a navíc vhodná aplikace zajistí, že na důležité věci budete upozorněni včas. To běžný papírový zápisník neumí.

Do práce a z práce

Když ráno přijdete do práce, chcete mít určitě na stole pořádek, ve věcech je potřeba mít jasno. Po příchodu do práce je nutné začít se soustředit na aktuální úkoly, a ne se prohrabávat papíry z předešlého dne. Než tedy asistentka odejde z práce, měla by si všechno seřadit, vyřídit potřebné a nachystat si práci na další den. Po pracovním dni navíc každý máme v hlavě to, co se zrovna řešilo, po odchodu z práce to ale necháváme za sebou. Dokud tedy na všechno myslíte, připravte si to. Pak se nestane, že něco opomenete.

Ráno pak zkontrolujte, co jste si minulý den všechno naplánovali. Představte si svůj den a ujistěte se, že to zvládnete. Popřípadě můžete ještě ráno svůj plán změnit a upravit. Vizualizace cílů na daný den je důležitá.

Souhra se šéfem

Práce asistentky ve věcech papírových je jedna věc, asistentka však nemá na starosti jen faktury a objednávky. Musí být po ruce šéfovi, a i jemu musí umět správně zorganizovat čas. V tomto ohledu je souhra podstatná. Asistentka by měla vědět, kdy má její šéf čas, kdy může přijímat návštěvy, kdy bude na poradách, v terénu nebo ve své kanceláři. Asistentka musí domlouvat schůzky přesně, měla by mít proto přehled v tom, co její šéf během dne dělá nebo jaké má zvyklosti.

Asistentky mají důležitou roli. Buďte tou nejlepší.